Contabilitatea arată, în cifre, ce se întâmplă cu o afacere. Veniturile, cheltuielile, taxele, datoriile, încasările și investițiile formează o imagine care îl ajută pe antreprenor să înțeleagă situația firmei și să ia decizii mai bine fundamentate. Din acest motiv, contabilitatea are un rol mult mai important decât simpla înregistrare a documentelor și depunerea declarațiilor fiscale.
O evidență contabilă bine organizată oferă informații utile despre profitabilitate, costuri, disponibilități financiare și obligațiile care urmează să fie plătite. Pe baza acestor date, administratorul poate controla mai bine activitatea curentă, poate identifica problemele din timp și poate planifica dezvoltarea firmei. Contabilitatea devine astfel un instrument practic de administrare, util atât unei afaceri mici, cât și unei companii cu o activitate complexă.
Contabilitatea oferă o imagine reală asupra situației financiare
Una dintre cele mai importante funcții ale contabilității este organizarea informațiilor financiare ale firmei. O afacere poate avea multe vânzări și, în același timp, să întâmpine dificultăți financiare dacă are costuri ridicate, încasări întârziate sau datorii mari.
Cifra de afaceri, de una singură, spune puțin despre sănătatea unei firme. Pentru administrarea corectă a afacerii trebuie urmărite și cheltuielile, profitul, creanțele, datoriile și banii disponibili.
Prin contabilitate, administratorul poate afla mai ușor:
- cât a încasat firma într-o anumită perioadă
- ce cheltuieli au fost înregistrate
- care este profitul sau pierderea
- ce sume trebuie încasate de la clienți
- ce datorii există către furnizori
- ce taxe și impozite trebuie achitate
- ce active deține firma și cum evoluează valoarea lor
Aceste informații sunt importante mai ales atunci când activitatea începe să crească. Odată cu dezvoltarea firmei apar mai multe facturi, contracte, salarii, achiziții și obligații fiscale. Fără o evidență bine organizată, administratorul poate pierde ușor imaginea de ansamblu.
Contabilitatea ajută și la respectarea obligațiilor legale și fiscale. Documentele trebuie înregistrate corect, declarațiile trebuie depuse la termenele prevăzute, iar taxele trebuie calculate și achitate conform regulilor aplicabile firmei.
Un sistem contabil bine pus la punct reduce riscul apariției unor erori și îi permite administratorului să știe din timp ce obligații urmează. În acest fel, plata taxelor și a altor datorii poate fi inclusă în planificarea financiară a firmei.
Datele contabile ajută la luarea deciziilor de business
Contabilitatea devine cu adevărat valoroasă atunci când informațiile obținute sunt folosite în administrarea afacerii. Datele financiare pot arăta ce activități produc rezultate bune, unde sunt costuri prea mari și ce schimbări pot îmbunătăți profitabilitatea.
De exemplu, o firmă poate avea mai multe produse sau servicii care generează venituri importante, dar au marje de profit foarte diferite. Analizarea veniturilor și cheltuielilor permite identificarea activităților care contribuie cel mai mult la rezultatul financiar.
Același principiu poate fi aplicat cheltuielilor. Administratorul poate urmări periodic costurile cu personalul, utilitățile, chiria, transportul, promovarea, furnizorii sau serviciile externe. Creșterile importante pot fi observate mai repede, iar bugetul poate fi ajustat înainte ca acestea să afecteze serios profitul.
Un alt indicator important este fluxul de numerar. Profitul contabil și banii disponibili în cont reprezintă lucruri diferite. O firmă poate fi profitabilă, dar să aibă temporar puțini bani disponibili deoarece clienții achită facturile după 30, 60 sau 90 de zile.
De aceea, antreprenorul ar trebui să urmărească periodic câteva elemente esențiale:
- veniturile și evoluția lor
- cheltuielile fixe și variabile
- profitul și marja de profit
- facturile emise și încă neîncasate
- datoriile apropiate de scadență
- taxele care urmează să fie achitate
- disponibilul din conturile firmei
Aceste date permit realizarea unor bugete mai realiste. Dacă firma știe aproximativ ce venituri poate genera și ce cheltuieli recurente are, poate estima mai bine ce sumă rămâne disponibilă pentru investiții.
Informațiile contabile sunt utile și înaintea unei decizii importante. Angajarea unor persoane, deschiderea unui punct de lucru, cumpărarea unor echipamente sau lansarea unui produs nou presupun costuri. O analiză financiară înaintea investiției ajută antreprenorul să stabilească dacă firma își permite proiectul și în ce condiții acesta poate fi susținut.
Contabilitatea susține dezvoltarea sănătoasă a firmei
Creșterea unei afaceri presupune mai mult decât obținerea unor vânzări mai mari. Firma trebuie să poată susține financiar această creștere. Uneori, dezvoltarea rapidă aduce cheltuieli suplimentare cu personalul, stocurile, echipamentele, spațiile sau furnizorii înainte ca noile venituri să fie efectiv încasate.
Contabilitatea oferă datele necesare pentru evaluarea acestei capacități. Administratorul poate analiza dacă firma generează suficiente resurse pentru investiții sau dacă are nevoie de finanțare suplimentară.
Situațiile financiare sunt importante și în relația cu băncile, investitorii sau alți parteneri. O firmă care solicită un credit trebuie, de regulă, să prezinte informații despre venituri, profit, datorii, active și evoluția financiară. O contabilitate corectă face aceste informații mai ușor de prezentat și de verificat.
Datele istorice au și ele valoare. Compararea rezultatelor din mai multe luni sau ani poate arăta direcția în care evoluează afacerea. Administratorul poate observa perioadele cu vânzări mai bune, lunile cu cheltuieli ridicate sau efectele unor investiții realizate anterior.
Pentru ca aceste informații să fie utile, colaborarea dintre antreprenor și contabil trebuie să fie constantă. Contabilul are nevoie de documente complete și transmise la timp, iar administratorul are nevoie de explicații ușor de înțeles despre situația financiară.
Este util ca antreprenorul să discute periodic despre aspecte precum:
- rezultatul financiar al perioadei
- taxele și termenele de plată
- nivelul datoriilor și al creanțelor
- schimbările legislative relevante
- impactul financiar al unei investiții
- evoluția principalelor categorii de cheltuieli
Administratorul nu trebuie să devină specialist în contabilitate. Este însă important să înțeleagă indicatorii de bază ai propriei firme și să îi folosească atunci când ia decizii.
O contabilitate bine organizată înseamnă mai mult control asupra afacerii
Rolul contabilității începe cu evidența corectă a operațiunilor firmei, dar continuă cu administrarea și planificarea dezvoltării. Datele contabile arată cât produce afacerea, cât cheltuiește, ce obligații are și ce resurse poate folosi pentru următoarele proiecte.
Atunci când informațiile sunt actualizate și analizate periodic, antreprenorul poate lua decizii pe baza situației reale a firmei. Poate controla mai bine costurile, poate pregăti plata obligațiilor, poate planifica investițiile și poate identifica din timp perioadele în care este nevoie de mai multă atenție asupra fluxului de numerar.
O afacere administrată pe baza unor informații financiare corecte are o bază mai solidă pentru dezvoltare. Contabilitatea devine astfel parte din procesul de decizie și un sprijin important pentru construirea unei firme stabile, profitabile și pregătite să crească.
